Chat GPTを使ってExcelを使いこなす方法｜千葉　パソコン教室

はじめに

千葉駅西口から徒歩3分の場所にあるアシストICTパソコンスクールのインストラクター神永です。今回はChatGPTを使ってExcelで基本的な表計算・グラフの作成方法・マクロを使った自動化など説明させていただきます。

Excelでの基本的な表計算の方法

Excelで表計算を行うことで、データの集計や分析が簡単になります。以下に基本的な操作と数式の使用方法を紹介します。

基本的な数式の使用方法

• 足し算: =SUM(A1:A5) のようにSUM関数を使って、指定した範囲のセルを合計します。
• 引き算、掛け算、割り算: =A1-A2、=A1*A2、=A1/A2 のように簡単な算術演算をセル間で行います。
• 平均: =AVERAGE(B1:B10) を用いて、指定範囲内のセルの平均値を計算します。

応用的な表計算

• 条件付き合計: =SUMIF(範囲, 条件, 合計範囲) を使用すると、特定の条件に一致するデータのみを集計できます。
• 複数条件の集計: =SUMIFS を使うことで、複数の条件を指定した集計も可能です。

ChatGPTの活用例:

「Excelで特定条件に基づいて合計を計算する数式を教えてください」と質問すると、詳細な説明や応用例を教えてくれます。

Excelグラフの作成方法

データを視覚的に表現するために、Excelではさまざまなグラフを作成できます。棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど、使用目的に応じて選べる種類が豊富です。

基本的なグラフ作成手順

1. データ範囲を選択: グラフ化したいデータ範囲を選びます。
2. グラフの挿入: 「挿入」タブから、棒グラフや折れ線グラフなどのグラフの種類を選択します。
3. カスタマイズ: 作成されたグラフをクリックして「デザイン」タブで色やスタイルを変更し、「レイアウト」タブで軸ラベルやタイトルを追加します。

グラフの応用

• 複合グラフ: 異なる種類のデータを一つのグラフ内に組み合わせて表示できます。
• 動的グラフ: データをテーブルとして設定することで、新しいデータを追加すると自動的に更新される動的グラフを作成できます。

ChatGPTの活用例

Excelで複合グラフを作成する方法を教えてください」と質問すると、具体的な手順と設定方法を教えてくれます。

万年カレンダーの作成方法

万年カレンダーは、年や月を入力するとその月のカレンダーを自動的に生成するものです。

万年カレンダーの基本手順

1. 入力セルの設定: 任意のセルに年（例: A1）と月（例: B1）を入力します。
2. 日付の自動生成: =DATE(A1, B1, 1) のDATE関数を使用して、指定した年月の1日を生成します。
3. 曜日の判定: =WEEKDAY(DATE(A1, B1, 1)) を使って、その月の1日が何曜日に当たるかを計算します。
4. カレンダーの配置: 曜日をセルに列挙し、日付を対応するセルに配置するための数式を作成します。

応用: 条件付き書式の設定

• 土日や祝日の色分け: 条件付き書式を使用して、土日を自動的に色分けします。例えば、=WEEKDAY(A2)=1 を条件に指定し、セルを赤くすることで日曜日を強調表示できます。

ChatGPTの活用例

「Excelで土日を強調する条件付き書式を設定する方法を教えてください」と尋ねると、必要な数式と設定手順を提示してくれます。

ChatGPTを使ったExcel操作の効率化

ChatGPTは、Excelの操作において、数式やマクロの使用方法のアドバイス、カスタマイズ、エラーの原因特定といった多岐にわたるサポートを提供します。

実際のサポート例

• 数式の理解とカスタマイズ: 複雑な数式を解説し、用途に応じたカスタマイズ方法を教えてくれます。
• VBAマクロのコード作成: Excelでの自動化を行いたい場合、ChatGPTに依頼すると基本的なVBAコードを提供してもらえます。
• エラー修正のアドバイス: 数式やマクロでエラーが出た場合、そのエラーの意味や解決策を提示してくれます。

マクロを活用した作業の自動化

Excelのマクロ機能を使うことで、繰り返しの作業を簡単に自動化できます。VBAを使用してマクロを記述し、効率的に作業を行いましょう。

マクロ記録の基本

1. 「開発」タブの有効化: Excelのオプションから「リボンのユーザー設定」を選び、「開発」タブを有効にします。
2. マクロの記録: 開発タブの「マクロの記録」をクリックし、実際の操作を記録します。
3. 記録の終了と実行: 操作を終えたら「記録終了」をクリックし、「マクロ」ウィンドウから実行します。

簡単なマクロ例

vba

コードをコピーする

Sub FormatCells()

    Range("A1:D10").Interior.Color = RGB(255, 255, 0) ' セル範囲を黄色にハイライト

End Sub

ChatGPTの活用例

「指定した範囲のデータを条件に応じて色付けするマクロを作りたい」といった要望を伝えると、適切なVBAコードとその説明を提供してくれます。

Excelの便利なヒントとトリック

• ショートカットキー: 効率よく作業を進めるために、Excelのショートカットキーを活用しましょう。
  • Ctrl + Shift + L: フィルターの適用/解除
  • Ctrl + T: テーブルとして範囲を指定
  • Ctrl + D: 上のセルの内容をコピー
• データの可視化: ピボットテーブルやスライサーを使ってデータを視覚化し、迅速な分析を行いましょう。

ChatGPTの活用例

「ピボットテーブルの作成方法を教えてください」や「データの絞り込みにスライサーを追加する方法を知りたい」と質問することで、詳細な手順が提供されます。

まとめ

Excelの操作にChatGPTを活用することで、複雑な数式の理解、VBAマクロの作成、グラフやカレンダーの作成など、多岐にわたるタスクがスムーズに進行します。日常の業務においても、エラーや疑問点が生じた際にChatGPTを利用することで、素早く解決策を見つけ、作業効率を向上させることができます。

Excelの操作をマスターし、ChatGPTを活用してさらなる業務効率化を目指しましょう。

AIを操るスキルを身に着けて知識の幅を広げてみてはいかがでしょうか！
毎日の学びの積み重ねが明日の自身につながります。楽しいパソコンライフをお手伝いするアシストICTパソコンスクールの神永でした。